Говорейки за Coworking – Коуъркинг (Съвместна работа), днес традиционната офис среда се отдръпва на заден план, а местата за срещи придобиват все по-голяма популярност с такива характеристики като удобство, интерактивност, интересен дизайн и динамика.

Към какви пространства сме свикнали?

Преди, най-популярни бяха вариантите кабинет-коридор. Въпреки очевидните им предимства, като например минималния брой хора в стаята, те имаха редица значителни недостатъци: неефективно използване на пространството и високи финансови разходи за издръжка.

През 2000-те години в Европа и САЩ се появи откритото пространство, което цели да съчетае домашната атмосфера и производителността в офиса. Основните му предимства са ефективното използване на пространството и рязкото намаляване на разходите, докато недостатъците включваха шум и намалена ефективност на труда.

Коя е златната среда или алтернативната визия за Coworking (Коуъркинг)?

Първото коуъркинг пространство е било открито в Берлин през 1995 г. от екип хакери, за да споделят информация с тези, които се присъединяват към тяхната общност. А към 2013 г. вече са създадени над 2000 такива пространства. Днес по света има не по-малко от 20 хиляди Coworking пространства.

Поразителен пример за модерно работно пространство са Coworking-платформите за съвместни дейности, чийто брой нараства експоненциално навсякъде по света. Принципът на работа на коуъркинг пространствата е следният: ползвателите могат да наемат работни места за дълъг период или да наемат място за кратък период.

Основните предимства на коуъркинга са, първо, наличието на всичко необходимо за комфортна работа – маса, стол, wi-fi, стаи за срещи, зони за отдих, кухня и второ, известна свобода на действие: вие може да седи както на масата в центъра на помещението, така и до прозореца. Освен това пространствата са отворени денонощно, което ви позволява да работите по всяко удобно за вас време.

Много екипи избират да наемат помещения за Coworking, от фирми които се грижат за проблемите на домакинството и разходите (сметки за вода, ток и интернет, заплати за охраната и чистене). Това е по-изгодно от наемането на самостоятелен собствен офис.

Какво да правят компаниите със собствени офиси?

Малко компании са използвали пространства за съвместна работа в миналото. Да вземем например одиторска компания, чиито служители много често са в командировки или работят в продължение на седмици в офисите на клиентите.

Няма смисъл да преразпределяте собственото си работно място, тъй като такива специалисти практически не посещават офиса. Много по-ефективно е да разполагате с няколко десетки добре оборудвани работни места, които могат да бъдат заети в продължение на няколко часа.

Именно тази концепция мигрира към коуъркинг формата и става популярна. Очевидно е, че във връзка с пандемията, все повече фирми оставят свои отговорни и самоорганизирани служители на работа от вкъщи, намалявайки заетото пространство и организирайки обща работна среда.

Проведени са проучвания сред стотици международни компании, които показват, че почти 65% от анкетираните са коригирали своята организация на работа с мисъл за икономии, което е водело до преструктуриране на офис площите им. Така, поне една трета от анкетираните възнамеряват да намалят разходите си с повече от 10%. Тази трансформация официално се потвърждава от редица големи световни компании, а често се среща вече и в България, особено в IT сектора, но не само.

Все пак, споделените работни пространства не дават пълна представа за всички възможности за организиране на пространство за сътрудничество на служителите. Днес зонирането се превръща във важна характеристика на съвременното работно пространство за съвместна работа. То включва не само разделяне на помещенията според функционалното им предназначение (за работа, за почивка, за храна), но и според правилата за работа в тях, например:

• помещения за обикновена работа;
• зони на абсолютна тишина;
• стаи за самостоятелна работа и др.

Следващата тенденция е промяна в интериорните стандарти:

• големи панорамни прозорци,
• минимализъм в интериора,
• високотехнологичен стил.

Пространствата стават все по-трансформируеми, мобилни и многофункционални. По-специално, преградите стават все по-популярни, тъй като с тяхна помощ едно и също пространство може да бъде както място за събиране на всички служители на компанията, така и разделено на самостоятелни офиси.

Съвременна среда за съвместна работа

В днешната реалност, когато форматът на отдалечената работа (от вкъщи) е повсеместен, висококачествените онлайн конференции стават все по-актуални. Офис помещенията са оборудвани с професионални камери и микрофони. Залите за срещи се превръщат в Huddle rooms. Производителите предлагат както основно оборудване, така и професионални системи. Големите заседателни зали се заменят с трансформиращи се помещения и именно под формата на малки стаи те се използват най-ефективно.

Ако по-рано трябваше да похарчите внушителна сума пари за проектирането на голяма и удобна заседателна зала с място за презентации, таванни микрофони и друго скъпо оборудване, днес, поради затварянето на офиси и мобилността на екипите, изискванията за заседателни зали са се променили към опростяване.

Повечето клиенти предпочитат по-прости и лесни за използване опции.

Пример за такова оборудване са системите Cisco Room (серия 55, Kit, Mini), които комбинират няколко функции едновременно: камера, високоговорител и микрофон. Такива системи се управлява с помощта на сензорен панел. За разлика от по-старото и шумно оборудване, модерната камера заснема цялата стая, като е в състояние да приближава, да отдалечава, да дава панорамен изглед и даже да насочва микрофоните и високоговорителя.

Тихата работа на това оборудване помага да не се отвлича вниманието на служителите от работата им. Такива технологии стават възможни благодарение на разработването на различни алгоритми, като в края на краищата цялата изчислителна мощност се съдържа в едно устройство. Например, модерните микрофони са в състояние алгоритмично да се освобождават от ненужния шум в помещението. Вече не са необходими и таванни високоговорители. Те бяха заменени от модерни видео барове с акустична система и това е напълно достатъчно за озвучаване на малки заседателни зали.

Тенденцията е към създаване на модерна среда за съвместна работа.

Може да се заключи, че пазарът върви към опростяване, гъвкавост, обединяване на услуги в едно помещение, с едно устройство и работа с облачни услуги. Все повече се използват възможностите за свързване към видеоконференции. 

Възможностите за Coworking – Коуъркинг (Съвместна работа) помагат за интегрирането на служителите, работещи от разстояние, в продуктивен работен процес, което е особено важно в среда, която принуждава работодателите да елиминират ненужните разходи, да търсят готови решения и да оптимизират разходите, за да направят бизнеса си по-ефективен и печеливш по време на пандемия, а вероятно и след нея.